Veel organisaties besteden aandacht aan ergonomie op het moment dat er klachten ontstaan.
Een medewerker krijgt last van nek, schouders of rug, een werkplek wordt aangepast en soms volgt er een eenmalige instructie.
Dat kan nuttig zijn, maar daarmee is ergonomie nog geen structureel onderdeel van gezond werken.
Wie lichamelijke belasting duurzaam wil verminderen, moet verder kijken dan één losse actie.
Ergonomie hoort bij structureel preventiebeleid
Gezond en verantwoord werken vraagt om aandacht op meerdere momenten.
Niet alleen wanneer iemand klachten heeft.
Een goede aanpak bestaat uit:
- signaleren;
- bewustwording;
- praktische aanpassingen;
- instructie;
- opvolging;
- periodieke controle.
Juist die herhaling is belangrijk.
Een medewerker die vandaag goed wordt geïnstrueerd, kan over een half jaar weer oude gewoontes hebben ontwikkeld.
Of de werkplek is veranderd.
Misschien is er een andere bureaustoel geplaatst, een extra monitor gekomen of werkt iemand vaker thuis.
Daarom is ergonomie geen eenmalig project, maar een proces.
De RI&E als logisch vertrekpunt
Binnen veel organisaties is de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) het moment waarop risico’s rond fysieke belasting zichtbaar worden gemaakt.
Ergonomie en beeldschermwerk kunnen daar onderdeel van zijn.
Maar alleen een risico benoemen is niet genoeg.
De volgende stap is bepalen:
- waar zitten de grootste aandachtspunten?
- welke medewerkers of afdelingen lopen meer risico?
- welke maatregelen zijn nodig?
- wie is verantwoordelijk voor opvolging?
- wanneer wordt gecontroleerd of maatregelen effect hebben?
Dat maakt van ergonomie een praktisch onderdeel van het preventiebeleid.
Van signaleren naar handelen
In de praktijk ziet Sit Sense vaak dat organisaties wel weten dat er aandacht nodig is voor werkhouding en fysieke belasting, maar dat het ontbreekt aan een duidelijke vervolgstap.
Dan blijft ergonomie hangen bij algemene adviezen zoals:
“Zorg dat je stoel goed staat.”
Of:
“Wissel voldoende van houding.”
Dat is te algemeen.
Medewerkers hebben meer aan concrete uitleg die aansluit op hun eigen werkplek en manier van werken.
Daarom combineert Sit Sense signalering altijd met praktische toepasbaarheid.
Werkplekinstructies als onderdeel van het plan van aanpak
Werkplekinstructies kunnen een praktische maatregel zijn binnen een bredere aanpak en organisaties ondersteunen bij het opvolgen van aandachtspunten uit de RI&E.
Tijdens zo’n instructie wordt gekeken naar:
- zithouding;
- bureaustoel;
- bureauhoogte;
- monitorpositie;
- toetsenbord en muis;
- beweging en afwisseling;
- persoonlijke omstandigheden.
De medewerker krijgt direct uitleg over wat beter kan en waarom.
Dat maakt de stap van beleid naar dagelijks gedrag kleiner.
Periodieke controles helpen bij borging
Een veelgemaakte fout is dat organisaties na een eerste instructieronde denken dat het onderwerp is afgerond.
Maar gezond werkgedrag moet worden onderhouden.
Daarom kunnen periodieke controles of terugkommomenten zinvol zijn.
Dat kan bijvoorbeeld:
- maandelijks;
- per kwartaal;
- halfjaarlijks;
- jaarlijks.
Welke frequentie passend is, hangt af van de organisatie, het aantal medewerkers, het soort werk en de eerder geconstateerde aandachtspunten.
Het doel is niet om voortdurend te controleren, maar om gezond werkgedrag actueel te houden.
Rapportage maakt voortgang zichtbaar
Voor HR, preventiemedewerkers en leidinggevenden is het belangrijk dat aandachtspunten niet alleen mondeling worden besproken.
Een duidelijke rapportage kan helpen om zichtbaar te maken:
- welke risico’s of aandachtspunten zijn gesignaleerd;
- welke maatregelen zijn uitgevoerd;
- welke onderwerpen nog openstaan;
- waar extra aandacht nodig is;
- welke vervolgacties zijn afgesproken.
Dat maakt het eenvoudiger om ergonomie structureel op te nemen in een plan van aanpak of breder preventiebeleid.
Train ook de interne organisatie
Niet iedere organisatie hoeft voor elk klein ergonomisch vraagstuk extern hulp in te schakelen.
Daarom kan het waardevol zijn om HR-medewerkers, preventiemedewerkers of facilitair verantwoordelijken te trainen in het herkennen van veelvoorkomende problemen.
Zij kunnen dan eerder signaleren wanneer:
- een werkplek niet goed is ingesteld;
- een medewerker ongunstig werkt;
- een bepaalde situatie extra aandacht vraagt;
- een externe specialist nodig is.
Sit Sense verzorgt hiervoor aparte trainingen.
Daarbij is niet alleen aandacht voor ergonomische kennis, maar ook voor communicatie.
Want weten wat beter kan is één ding.
Collega’s daadwerkelijk meekrijgen in gezond gedrag is minstens zo belangrijk.
Vier stappen: van bewustwording naar borging
Sit Sense werkt vanuit vier stappen:
- Bewustwording
- Inzicht
- Praktisch toepassen
- Borgen
Die vierde stap is essentieel.
Zonder borging blijft ergonomie vaak een eenmalige actie.
Met periodieke aandacht, praktische instructie en duidelijke opvolging wordt het onderdeel van de manier waarop een organisatie werkt.
Ergonomie is onderhoud
Een vergelijking die Sit Sense graag gebruikt is die met onderhoud.
Een auto krijgt periodiek onderhoud.
Een machine wordt gecontroleerd.
Een kopieerapparaat wordt onderhouden.
Maar bij de manier waarop mensen dagelijks werken, wordt soms verwacht dat één instructie jarenlang voldoende is.
Dat is niet realistisch.
Werk verandert.
Mensen veranderen.
Werkplekken veranderen.
Daarom hoort ook gezond werken periodiek aandacht te krijgen.
Van eenmalige actie naar structurele aanpak
Ergonomie wordt pas echt effectief wanneer het niet afhankelijk is van één enthousiaste medewerker of één losse workshop.
Het moet onderdeel worden van een bredere aanpak.
Dat betekent:
- risico’s herkennen;
- medewerkers bewust maken;
- werkplekken praktisch verbeteren;
- verantwoordelijkheden vastleggen;
- opvolging organiseren;
- regelmatig controleren of de aanpak nog werkt.
Zo wordt ergonomie geen losse interventie, maar onderdeel van structureel preventiebeleid.
Wil je ergonomie structureel onderdeel maken van jullie preventiebeleid?
Sit Sense helpt organisaties met werkplekinstructies, workshops, trainingen voor HR- en preventiemedewerkers en periodieke controles.
Waar gewenst kan Sit Sense ook ondersteunen met heldere rapportages en terugkommomenten, zodat aandachtspunten niet alleen worden gesignaleerd maar ook worden opgevolgd.
Bekijk de diensten van Sit Sense voor een passende aanpak.